Última actualización: abril de 2021
Estimado empleado:
Estimado/a señor/a:
La presente política de privacidad se ha elaborado con el fin de informarle acerca de:
- los datos personales que tratamos en el contexto de la realización de fotografías y grabaciones de audio o vídeo;
- el uso que hacemos de tales datos;
- cómo puede oponerse o revocar su consentimiento con respecto al uso de dichos datos; y
- los demás derechos que le asisten en calidad de titular de los datos o interesado, y cómo puede hacerlos valer.
1. ¿Quién es el responsable del tratamiento de datos y a quién puede dirigirse?
El organismo responsable del tratamiento de los datos («responsable de los datos») en el sentido previsto en el RGPD es:
Bionorica SE
Kerschensteinerstr. 11–15
92318 Neumarkt, Alemania
Teléfono: +49 (0) 9181 231-90
Fax: +49 (0) 9181 231-265
Correo electrónico: info@bionorica.de
Puede ponerse en contacto con nuestro delegado de protección de datos por correo electrónico, escribiendo a datenschutz@bionorica.de o por correo postal, en la dirección anterior (le rogamos incluya «A LA ATENCIÓN DE: delegado de protección de datos»).
2. ¿Estoy obligado a participar?
Por supuesto que no está obligado a participar en la realización de fotografías y grabaciones de audio o vídeo. Basta con que informe a la persona encargada de realizar las fotografías o las grabaciones (como es el caso de los fotógrafos) de que no desea que le fotografíen ni le graben.
3. ¿Qué datos y fuentes de datos utiliza Bionorica SE?
Llevamos a cabo el tratamiento de las fotografías y grabaciones de audio o vídeo que realizamos nosotros mismos, así como de aquellas realizadas y transferidas por terceros a los que encomendamos dicha tarea (por ejemplo, fotógrafos o agencias) o que usted nos transfiera.
Los datos personales que tratamos incluyen, en particular:
- fotografías y grabaciones de audio o vídeo;
- nombre;
- departamento (interno);
- datos de dirección (externo);
- fecha de nacimiento.
4. Finalidades del tratamiento y fundamentos jurídicos
Realizamos el tratamiento de los citados datos personales de acuerdo con las disposiciones del Reglamento General Europeo de Protección de Datos (RGPD de la UE) y la Ley Federal de Protección de Datos de Alemania (BDSG), sobre la base de los siguientes fundamentos jurídicos:
4.1. Sobre la base de nuestros intereses legítimos (artículo 6, apartado 1, letra f), del RGPD)
En los siguientes casos, llevamos a cabo el tratamiento de los datos personales con el fin de salvaguardar nuestros intereses legítimos:
- En el contexto de la celebración de determinados eventos por parte de Bionorica, podemos realizar fotografías y grabaciones de audio o vídeo, en cuyo caso llevaremos a cabo el tratamiento de dichas fotografías y grabaciones, por ejemplo, mediante un tratamiento posterior (retoque, brillo, color) y las guardamos con fines de documentación interna.
- En el marco de algunos eventos internos de Bionorica (como la fiesta de verano o una celebración anual), solemos publicar ciertas fotos en nuestros medios de comunicación internos (por ejemplo, intranet o la revista para empleados).
- Además, como parte de nuestro trabajo de relaciones públicas, podemos publicar fotos de grupos grandes, siempre que esas fotos se centren en el evento en sí y no en una sola persona o individuos.
Por supuesto, a la hora de elegir las fotos que se van a publicar, prestamos especial atención a la protección de los intereses legítimos de los interesados.
4.2. Sobre la base de su consentimiento (artículo 6, apartado 1, letra a), del RGPD)
Si nos ha otorgado su consentimiento a efectos de la publicación de datos personales para fines específicos, ya sea con carácter interno o externo, la legalidad de dicho tratamiento se fundamentará en su consentimiento.
El objeto de dicho consentimiento es la publicación, ya sea con carácter interno o externo, de las fotografías y grabaciones, sin restricción del ámbito fáctico, espacial o temporal de uso para todos los fines internos (por ejemplo, intranet, revistas para empleados o grupos de capacitación) o externos (por ejemplo, apariciones de Bionorica en internet o comunicados de prensa). En este contexto, las fotografías o grabaciones pueden duplicarse, distribuirse, exhibirse o reproducirse públicamente y ponerse a disposición de Bionorica SE.
Nos gustaría llamar su atención sobre el hecho de que, especialmente en el contexto de la publicación de fotos en internet, por ejemplo, pueden producirse los siguientes riesgos:
- los peligros de la facilidad de localizar datos (en todo el mundo) a través de los motores de búsqueda;
- la falta de posibilidades de borrado completo;
- la reutilización o el uso indebido por parte de terceros;
- el riesgo de una potencial protección jurídica inadecuada si la foto se utiliza indebidamente fuera de la UE.
En principio, puede retirar su consentimiento con efecto futuro. Lo anterior también es aplicable a la revocación de las declaraciones de consentimiento anteriores a la entrada en vigor de RGPD. Tenga en cuenta que la retirada del consentimiento no afectará a la legalidad del tratamiento de los datos llevado a cabo antes de esta. En determinados casos concretos, a pesar de su retirada, cabe la posibilidad de que debamos seguir sometiendo sus datos al debido tratamiento, con el fin de satisfacer otras obligaciones legales. Por ejemplo, si la destrucción de productos impresos de gran tamaño supusiera un perjuicio económico inadecuadamente elevado.
La revocación del consentimiento puede realizarse de forma gratuita e informal, a través de los datos de contacto que figuran más arriba (véase el punto 1). En caso de que curse la revocación de su consentimiento por teléfono, es posible que le pidamos que acredite su identidad por otros medios.
5. ¿Quién puede recibir mis datos?
Las oficinas y departamentos de Bionorica SE y sus filiales responsables de realizar las fotografías o las grabaciones, o que las necesiten para algunos de los fines mencionados anteriormente (por ejemplo, para fines de documentación interna). Los proveedores de servicios con los que colaboramos, y que han sido cuidadosamente seleccionados y son objeto de nuestra supervisión, también pueden recibir datos para estos fines, siempre y cuando, en el contexto del denominado tratamiento de datos por contrato, estén obligados a cumplir los requisitos de protección de datos que también se aplican a nosotros. Por ejemplo, las agencias.
Los datos personales que tratamos solo se transmitirán a destinatarios ajenos a Bionorica SE con su consentimiento o con el fin de salvaguardar nuestros intereses legítimos en los casos previstos en el punto 4.1.
6. ¿Se transfieren los datos a empresas de terceros países o a organizaciones internacionales?
Los datos solo se transferirán a ubicaciones en países fuera de la Unión Europea (los llamados terceros países) si, además de los requisitos generales para la transferencia de datos, también existe una decisión de adecuación (artículo 45 del RGPD) o garantías adecuadas (artículo 46 del RGPD) y, en caso necesario, si existen medidas adicionales o se cumplen los requisitos del artículo 49 del RGPD (por ejemplo, el consentimiento correspondiente).
7. ¿Durante cuánto tiempo se almacenarán mis datos?
Una vez que los datos ya no sean necesarios para los fines anteriormente descritos, se eliminarán, a menos que hayamos de llevar a cabo un tratamiento ulterior, durante un período de tiempo limitado, para los siguientes fines:
- Cumplimiento de las obligaciones de retención en virtud del derecho mercantil y fiscal, entre los que destacan el Código de Comercio alemán (HGB) y la Ley de blanqueo de capitales (GwG). Los plazos de retención y documentación en ambos casos son de hasta diez (10) años.
- Conservación de posibles pruebas en el marco de las normas de prescripción. De conformidad con los artículos 195 y siguientes del Código Civil de Alemania (BGB), estos plazos de prescripción pueden ser de hasta treinta (30) años, siendo el plazo de prescripción habitual de tres (3) años.
8. ¿Qué derechos me asisten en calidad de interesado?
Como titular de los datos, o interesado, tiene derecho a acceder a sus datos, de conformidad con el artículo 15 del RGPD, el derecho de rectificación de conformidad con el artículo 16 del RGPD, el derecho de supresión, de conformidad con el artículo 17 del RGPD, el derecho a la limitación del tratamiento, de conformidad con el artículo 18 del RGPD y el derecho a la portabilidad de los datos, de conformidad con el artículo 20 del RGPD. Con respecto al derecho de acceso y al derecho de supresión, se aplican las limitaciones establecidas en las secciones 34 y 35 de la BDSG. También tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control (artículo 77 del RGPD, en relación con la sección 19 de la BDSG).
Además, le asiste también el derecho de oposición, en virtud del artículo 21 del RGPD. Puede oponerse al tratamiento de sus datos personales sobre la base del artículo 6, apartado 1, letras e) o f), del RGPD, en cualquier momento, sin necesidad de justificación alguna.
Consentimiento para la publicación de fotografías y grabaciones de audio o vídeo por parte de Bionorica SE, de conformidad con el RGPD
Descripción: ______________________________________
Nombre y apellidos: ______________________________
Departamento (interno): ______________________________________ O
Calle, código postal, ciudad (externo): ________________________________
Fecha de nacimiento: ______________________________________
Consentimiento voluntario
He tomado nota de la información en materia de protección de datos.
O Estoy de acuerdo con la publicación interna. Soy consciente de que puedo retirar el presente consentimiento en cualquier momento, con efecto futuro.
O Acepto la publicación externa. Soy consciente de que puedo retirar el presente consentimiento en cualquier momento, con efecto futuro.
O No estoy de acuerdo con la publicación ni interna ni externa
Renuncio a la tarifa de modelo.
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(Lugar, fecha)
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(Nombre en letras mayúsculas) (Firma)
En el caso de menores (por ejemplo, becarios), también se requiere el consentimiento de todos los tutores legales:
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(Nombre en mayúsculas) (Firma del tutor legal 1)
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(Nombre en mayúsculas) (Firma del tutor legal 2)